Учет электронных документов

 Электронный документ-это документ на электронном носителе, который содержит определённую информацию в виде символов, знаков, и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием электронной почты с целью хранения и общего пользования. Электронный документ имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документ, но в том случае если он защищен Электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Условия, необходимые для подписания документов ЭЦП следующие:

•  документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись;

•  используется усиленная квалифицированная подпись.

 Далее вам необходимо подписать Соглашение о применении ЭЦП с оператором электронного документооборота и в любом аккредитованном удостоверяющем центре получить сертификат электронной подписи.

 Т.е. наличие цифровой подписи на электронном документе это обязательный элемент. В том случае, если вы обмениваетесь документами в формате Word, Excel и т.п. между контрагентами и поставщиками, то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

Схема электронного документооборота

 Продавец создает в своей учетной записи документ. Далее подписывает его ЭЦП. Следующий этап — это проверка этого документа, загрузка его в систему оператора и отправка его покупателю товара (услуг), который принимает его через специальное аналогичное программное обеспечение;

 Покупатель вводит этот документ в свою учетную систему, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

Когда электронные документы необходимо распечатывать:

•  если контрагент компании просит предоставить документ на бумаге или данное условие оговорено в договоре;

•  по требованию налоговых органов, а также иных госорганов, которые затребовали данные документы на бумажном носителе;

•  форма документа не предусмотрена для ее передачи по электронным каналам связи;

Преимущества электронного документооборота перед отчетностью в бумажном виде

 Налоговая отчетность, сдаваемая по электронным каналам связи, не требует ее распечатывания. Даже по концу года перед организацией не стоит задача по распечатыванию годовых форм отчетности. Все эти формы хранятся в электронном виде и передаются в госорганы в таком виде.

 В электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в налоговую инспекцию передают следующие электронные документы:

•  счета-фактуры по утвержденному формату;

•  книги покупок и продаж, а также доплисты к ним, составленные по утвержденным форматам.

Преимущества электронного обмена бухгалтерскими документами

•  сокращение временных издержек для обмена документацией между контрагентами;

•  контроль ошибок составления первичных бухгалтерских документов;

•  сокращение этапов обработки документов и формирование отчетности;

•  сокращение расходов организации, связанных с оформлением и доставкой бумажных документов;

•  снижение затрат организации на почтовые услуги, различный расходный материал, бумагу, обслуживание печатной офисной техники, на архивацию и хранение бумажных документов.